档案管理工作提升方案

1档案管理提升实施方案

为加强公司档案管理，提高档案现代化管理水平，使公司档案管理逐步走上制度化、正规化、规范化轨道。根据《档案法》和公司的要求，现就公司档案管理工作提出如下实施方案：

工作目标:工作中提高全体干部职工的档案意识，理顺档案工作机制，建立和健全档案规章制度，夯实档案工作基础，达到实现目标管理标准和促进管理整体水平提高的双重目标，为能使我局档案管理进一步科学化、现代化，更好地为水利经济、社会发展服务。

一、立卷归档范围

此次整理收集20XX年以前的各种材料。有以下几个方面内容：

1、人事档案，劳动合同、履历材料、学籍材料、组织关系材料、工资材料、奖励材料、处分材料、任免材料、考核材料等。

2、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等；

3、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等。

4、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等。

5、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等。6、实物档案，包括各类证书、奖状等。

二、立卷归档时间

从7月15日开始到12月底止，历时5个月时间。

三、责任人

档案管理部门负责人，具体责任人档案室主任及档案管理员。

四、实施步骤

（一）清理资料阶段（7月15日至8月15日）。对档案室内存入的所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。

（二）收集资料阶段（8月16日至10月15日）。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，列出清单，按照清单进行收集整理。

（三）立卷归档阶段（10月16日至12月底）。对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装订，力求规范。

五、几点要求

（一）请公司各部门要高度重视，集中精力，督促具体经办人员及时提供送交各类资料。

（二）在此次档案立卷归档过程中，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交档案室。

（三）要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，将档案管理提高到一个新的水平。

2档案管理达标升级工作方案

为进一步促进我校档案工作科学化规范化管理更有效地积累、保护和利用档案资源更好地为学校事业科学发展服务、为实现“二次崛起”发展目标服务根据国家档案法、《高等学校档案管理办法》和省、市档案局档案工作规范管理达标升级的有关文件通知精神现结合我校档案工作现状实际制定如下工作方案。

一、指导思想和工作目标

以科学发展观为指导以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质建立健全档案工作规章制度理顺体制机制夯实基础对照标准狠抓薄弱环节积极争取省市档案局指导和支持虚心请教多方取经力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标然后再用2-3年的时间实现aaa级达标从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务

严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准实事求是地分析我校档案工作的现状与实际针对存在的薄弱环节我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施

一加大档案材料的收集力度进一步丰富馆藏大幅度提高馆藏数量。

1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门除12个二级学院和理工学院外现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。

2、科研处所保存的科研档案材料按项目结题原则进行立卷归档凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。

3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

4、组织机关各职能部门对五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。

5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。责任人材料收集整理组张本琴负责督促指导馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间本学期寒假之前。

二加大档案整理力度进一步提高档案整理业务质量使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

1、按照试行“三合一制度”区分类目、保存价值和保存期限对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档与原已上架的相关案卷重新整合重新排架编制检索工具。责任人材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合鉴定与督导组参与。完成时间12月5月。

2、按照各类专业档案整理规范要求完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷编制检索工具。责任人材料收集整理组鉴定与督导组参与。完成时间5月之前。

3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明全宗介绍会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。责任人档案编研组鉴定与督导组参与。完成时间6月。

4、完成档案工作文件制度修订制订汇编成册印发全校。责任人档案编研组完成时间上半年。

5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。责任人胡鹏飞、唐甜甜完成时间10月之前。

三启动电子扫描和计算机著录工作以招投标方式引进市场专业公司把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统并对部分纸质档案进行数字化处理有选择地实现档案信息网络化。责任人电子著录组各单位各部门档案员和学工助理等配合完成时间10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

一将档案aa达标工作作为重要工作列入学校党政工作要点提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。

二成立学校档案达标升级工作领导小组其成员如下组长李儒寿副组长李文学成员档案馆、网络中心负责人各单位各部门分管领导达标工作督导员。领导小组下设办公室和工作专班负责组织实施达标升级的具体工作。办公室主任熊华山兼收集整理组廖文胜胡鹏飞梁小玲唐甜甜姚胐朏章勇陈媛冷鲜慧马陆杰许嫚嫚杨茜毛竹弋兵马可电子著录组郭自龙胡鹏飞潘虎祝睿档案编研组熊华山廖文胜姚胐朏鉴定与督导组刘万君熊华山张本琴黄文

三调整和确定档案工作网络重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规出台相关政策让条件允许的二级学院设置档案员专岗兼职从事资料员工作可参加档案系列职称评聘享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗以利调动其工作积极性。

四适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

五以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

六以招投标方式引进市场专业公司对已立卷归档的案卷进行数字化处理相应购买网络版高校档案管理软件配置专用服务器和公共查询终端。

七为馆舍区域走廊安装防盗门现库房安装内置防盗窗网。

八适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

九在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评撰写自评报告向省市档案局提出检查验收申请。

四、几点要求实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要也是切实提高我校档案业务工作水平实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。档案达标升级是一个系统工程从现在到明年底只有一年的时间任务艰巨困难很多。全校上下必须统一思想凝聚共识拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头增强责任意识勇于攻坚克难扎实做好各项准备工作确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作主要负责同志和分管领导要亲自过问亲自协调。

一按照本方案规定需收集、整理的档案资料各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题要追究相关单位和部门及相关人员责任。

二在收集整理工作开始之前各单位各部门应摸清家底制定详细的计划分年度整理按时完成。对整理过程中的业务技术问题档案馆要及时提供指导和咨询。

三实行档案达标升级工作进展情况通报和问责制度。

四档案达标升级工作领导小组和专班成员、专职督导员要切实履行职责认真做好档案的收集归档鉴定工作确保有价值的档案材料收集完整和整理规范。

3档案业务提升年活动实施方案

市档案馆作为国家一级档案馆，不断完善各项档案业务工作的管理机制和制度体系，通过一系列有效举措，使档案馆基本功能得到了全面增强。在此基础上，为适应当前馆藏档案数量与种类扩充、社会各界档案利用需求增长、档案安全保管和信息化技术提升的新形势新要求，努力打造“开放程度高、现代意识浓、基础业务强、社会形象佳”的一流档案馆，局党组决定从今年起在全局（馆）开展“档案业务提升年”活动，以进一步夯实档案基础业务，培养一支“技能全面、专业精通”的高素质档案专业人才队伍，实现无锡档案事业发展处于领先水平的目标。现制定如下实施方案：

一、提升档案管理基础水平

1、严格库房管理制度。对照国家一级档案馆库房管理标准，全面落实“十防”技术要求，重点做好库房温湿度记录和控制，落实各类档案进出库的安全责任制，今年内全面完成库检工作。（责任部门：保管利用处）

2、建立准确的各类档案基础台帐。档案基础台帐数据应覆盖市档案馆、机关档案管理中心、民族工商业档案馆。20XX年内，市档案馆内部的基础台帐要严格对照国家一级档案馆复查标准，对建立的各类台帐进行全面自查，对数据不齐全、不准确的内容进行补充和完善，精确统计所有馆藏档案的卷数、件数、排架长度以及音频、视频、照片、实物、征集（含捐赠）、寄存的总量和基本明细。（责任部门：保管利用处、机关档案管理处、民族工商业档案馆）

3、按照解密开放要求落实档案的鉴定、划控。年内完成20XX年前馆藏档案的解密、鉴定和划控，明确新的保管期限和开放程度，并分若干批次向社会公布开放。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

4、两年内完成馆藏档案的整理、整改。组织人员对不符合要求的进馆档案和馆藏部分不符合规范要求的档案进行整理和整改。对上架的卷皮破损、影响外观的档案，统一定制盒套，重新换装并贴标签、填写案卷封面，20XX年底前全部完成。20XX年内完成对全引目录、卷内文件目录和全宗卷等档案检索工具的整理。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

5、合理调整和设置全宗编号。对全宗编号体系进行梳理，明确市民族工商业档案馆的全宗编号设置，并对市档案馆馆藏中部分企业单位的全宗号进行必要调整，20XX年底前完成。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

6、实现馆藏档案电子目录全覆盖。对尚未形成电子目录的馆藏档案，组织人员进行输目，20XX年底前实现馆藏档案（不含公证档案）电子目录全覆盖。（责任部门：保管利用处、信息处）

二、提升档案资源挖掘深度

7、全面梳理馆藏档案资源，摸清“家底”。由局领导带领各处室，对明清时期至社会主义改造完成期间的馆藏及征集、寄存档案、资料进行全面梳理，重点挖掘各历史时期有影响、有成就的事件、人物以及涉及政治、军事、经济、文化和社会等各方面具有历史价值的馆藏内容，形成图文并茂的详尽介绍。具体分工为：盛晓奇指导办公室，负责梳理挖掘“明清时期”档案资料；吴智文指导业务指导处，负责梳理挖掘“民国前期（20XX—20XX年）”档案资料，徐杰指导法规宣教处，负责梳理挖掘“抗战时期（20XX—20XX年）”档案资料；许学生指导征集编研处，负责梳理挖掘“民国后期（20XX年至20XX年9月30日）”档案资料；邵枫指导保管利用处，负责梳理挖掘“解放初期（20XX年10月1日至20XX年）”档案资料；徐俊文指导信息处，负责梳理挖掘“社会主义改造时期（20XX—20XX年）”档案资料。（责任人、责任部门：局领导、各处室）

三、提升档案学术研究水平

8、大力推进档案学术研究和成果编研。在全面梳理挖掘馆藏档案、资料的基础上，动员局（馆）全体人员投身档案学术研究，将深度编研等学术性任务落实到每个人，形成“人人动笔、通力合作”的浓厚学术研究氛围。20XX年底前，全局人员每人完成至少一篇学术论文，并将其中质量较高的论文汇编成册，同时积极向国家级、省级档案专业报刊投稿，提升无锡档案文化的传播面和影响力。

9、完成《常用档案业务法规文件大全》汇编。汇编国家、省、市各级近年来制定出台的档案法律法规和规范性业务指导文件，侧重收入档案基础业务方面的规定、规范，20XX年底前定稿、印发。

四、提升档案数字化应用水平

10、加快数字档案馆基础数据录入。信息处总体协调并提供技术保障，各处室按照分工，在无锡市数字档案馆的系统平台上，录入各项基础性数据，20XX年内完成。（责任部门：各处室）

11、全面应用数字档案馆系统。无锡市数字档案馆完成所有人员的桌面安装和使用，实现数据采集、档案管理、服务利用、系统管理等四大功能模块正常运行。20XX年内完成数字档案室新系统的开发和安装使用，并建立一批数字化档案室示范点。依托数字档案馆系统平台，定期公布开放档案，推出档案在线检索、查阅功能，实现档案开放工作的数字化、常态化。（责任部门：各处室）

五、提升档案进馆计划性

12、确定新一轮进馆计划。由保管利用处牵头，按照20xx年进馆单位名单，于20XX年上半年制定完成新一轮（20XX—20XX年）进馆工作计划，明确进馆单位、接收年限和进馆档案数量，并统筹考虑市民中心各单位档案移交进馆数量。同时要根据计划，加强对进馆单位的档案业务指导和检查，提高规范度与合格率，确保进馆工作顺利、高效开展。（责任部门：保管利用处、业务指导处、机关档案管理处）

“档案业务提升年”活动的组织推进，要与本局（馆）20XX年度重点工作相结合，与国家一级档案馆复查迎检工作相结合，与档案专业人才队伍建设相结合。各处室要在分管领导的带领下，明确责任要求，将“档案业务提升年”活动作为20XX年度的工作主线，既要落实专人分工负责，又要注重处室内部和处室之间的协调配合，确保有措施、有成效，按时保质完成各项目标任务，实现全局（馆）档案业务的规范和提升，进一步健全档案工作“三个体系”，夯实档案馆基本功能，增强局（馆）全员的业务能力和工作积极性，保持国家一级档案馆应有的硬件和软件水平。

**年**月五日