总经办上半年工作总结(2)
1、向秘书传达重要信息并而树立正确的榜样，告诉秘书为什么某些信息是重要的。在工作中保持不断地沟通，作为部门负责人我要求自己要开放而直率，这样作为回报下属也会开放而坦率；
2、确保下属理解了指示和要求。让下属对所布置得工作任务进行理解以获得反馈信息，提醒下属养成作笔记的习惯；
3、在分配任务时，明确告诉秘书他需要提供一系列进程汇报，这样做有助于部门负责人了解工作是否可以按计划如期完成；
4、让下属知道为什么信息必须全面并为此提供咨询、鼓励和辅导；
5、尽量不以粗暴的形式训斥下属，特别是当他带来坏消息时，否则下一次下属会尽可能长时间地隐瞒此类消息；
6、发自内心地对下属及下属所提的意见表示兴趣，而不只是例行公事的问一句：你有什么建议吗？
7、平等，平易近人，这样有助于下属说出真心话；
8、如果过去已经提供了修改方案但未获得效果，下属再次出现类似的错误时，一定进行严厉批评，以确保下属不会以后不会犯类似的错误，杜绝给下属找借口和理由的机会。
部门内部的沟通固然重要，但对于酒店整体来说，许多工作，特别是大项工作，是需要多部门配合进行的，这就需要多部门进行跨部门的沟通，我想，在酒店里每次需要遇到跨部门沟通的工作时，涉及到的各部门负责人经常在想得问题是：都开了三次会了，沟通不下数十次，怎么出来的结果差这么多？这项工作有什麼困难的，为什麼他们就是做不到？而具体牵头部门的负责人更是头大，有时候恨不得替其他部门把工作给做了，作为总经办的工作人员，有时候我也在想，本来一件很简单的工作，相关几部门之间不断的进行协调和确认，工作进度一而再再而三的推延，甚至影响到后续一系列工作的开展，经过我的观察，部门之间沟通中存在的问题有以下几个原因：
1、对于结果的预期不同。不同部门，对于事情的认知难免会有落差，最常发生的情况是对于结果或是目的的预期，彼此有不同的看法。正如在网站建设时，市场营销部追求的是酒店的网站的点击率和网站内容的完整全面性，而IT部追求的网站构架的安全性和维护方便以及开放式端口以供将来的发展，而财务部关注的是网站的建设价格和付款方式，显然各部门之间的要求有着相当的落差，如果没有事先沟通清楚，只会引来不必要的误会与摩擦。因此，各部门一定要具体而明确的说明所关注的结果、目的是什么？才不至于到了最后，发现结果不如预期，要修正已不可能。
2、被动等待信息。“事情怎么会这样，为什么不早说？”这是很多部门负责人都有过这样的经验，兄弟部门事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。气愤情有可原，但是如果协同作战部门不主动告知，为何不主动去问对方？跨部门沟通的一个重要原则就是：永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了，事后应该随时保持联系，主动了解其它协同作战部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告知问题已经发生了，而是要主动而持续的沟通，预防问题的发生。而且，部门负责人所表现出的积极态度，更可以让其它协同作战部门感受到部门对这件事情的重视，间接的带给他们压力，让他们清楚知道必定要尽力完成工作、达到目标。不过，同时记得关照自己部门员工的状况，或许他们在与其它部门沟通时遇到了某些困难，应当主动询问员工，是否需要部门负责人出面联系，解决问题；
3、相互排挤的工作要求。所有部门都有原本既定的工作，每一位员工手中都同时有好几项工作要完成，因此不可能将百分之百的心力投注在需要跨部门沟通大型工作上。但是，作为牵头部门的负责人深知此项工作的重要性，认为员工应该要花更多的心思与时间执行此项工作。你是否应该要直接向这名员工提出要求？这时牵头部门的负责人应该与其它部门的主管相互协调，彼此达成共识，确定应该如何适当的分配人力与资源，才能真正解决问题；
4、上情无法下达，下情无法上达。有时候原因不在于跨部门沟通不良，而是自己团队内部的沟通出了问题。有时是部门主管之间约定的事情，属下却完全不知情。或许管理层面早已对于原本争执不休的问题，妥协出解决的方法。但是属下完全不知道有这么一回事，彼此还在为该如何解决问题而僵持不下、反复来回的沟通，徒然浪费许多时间。有时则是属下之间彼此协调好的事情，却没有事先告知管理人员就去做了。部门负责人事后知道却大感不妥，推翻之前的决定，一切又得重新来过。所以，除了强调部门之间的沟通之外，更要确认自己部门内部沟通是顺畅的，这也是在我这篇报告里第一部分提及的问题。
既然跨部门沟通之间出现的障碍是由上述原因造成的，那么针对上述原因，以增强跨部门沟通为目标，提出以下建议：
1、选择适当的沟通方式。我们总以为口说无凭，白纸黑字才算数。但是，这也不是绝对正确的做法。通常都认为电子邮件是最有效的方式，不仅说明清楚，更可以保有文字的纪录，避免日后的争执。但是，并非是所有的情况都适合透过文字沟通。多数时候，最好是口说与文字并用，像是关于工作的目标、执行进度、完成期限等事项的沟通，应该当面讨论清楚、共同决议之后，再以文字的方式作为最后的确认。在某些特定情况下，口说比起文字沟通更为有效，例如化解彼此之间的冲突或是误会；
2、运用对方的思考逻辑。要争取其它部门的支持，就得学会运用他们的思考逻辑来沟通。每个部门都有自己的业绩和指标压力，在思考任何问题时，难免会从自己部门的角度出发。要求别人改变很难，但是可以改变自己。不妨转换自己的立场，从对方的角度来思考：这项项目对于其它部门的意义是什么？这对于他们的业绩又有什么帮助？如果换作我是对方，我会怎么想？不要一直强调自己部门的目标，试着站在对方的立场、运用对方的语言，强化这项项目与其它部门之间的关联性；
3、尊重他人的主导权。部门负责人时常以面对自己属下的态度，与其它部门的员工沟通，因此很习惯的就直接告诉对方要怎么做。本是好心想要提供意见，但是对方似乎不怎么领情，有着成堆的理由，认为这也不可行、那也不可行。“为什么他们就是无法接受别人的建议？”或许会有这样的反应。然而，问题的原因根本不在于此。当部门负责人面对其它部门的员工时，切记这不是主管对属下的层级关系，而是部门对部门的平行关系，需要尊重其它部门的主导权。所以，应该以牵头部门的想法为主，然后提供想法和建议，经过相互的讨论沟通之后，做出适度的调整。而不是急着提出意见，要求牵头部门执行；
4、争取高层的支持。许多部门负责人忽略了向上沟通的重要性。事实上，在进行跨部门合作时，争取更高层的支持是非常重要的，目的并非是藉由更高层的力量来压迫其它部门。所谓“争取支持”，真正的意思是，让上级随时了解跨部门工作的进度。当牵头部门与其它部门发生冲突时，高层就不会依据表象或是其它人单方面的信息，而做出不公平的决定。不过，要注意一点，如果部门之间发生无法解决的冲突，需要由更高层的管理人员出面协调解决时，最好采取公开的方式，共同开会讨论。不要私底下向老板抱怨，这样就会让别人觉得是想藉由上层的压力强迫对方，反而破坏了部门之间的信任基础。
有了上述多种跨部门沟通需要注意的事项，也不能保证酒店内各部门的沟通就一定顺畅，我们所做的一切都是为了在企业内部营造一种沟通的范围，鼓励各部门员工将自己的想法提出来，鼓励各部门为其他各部门多做一些，各部门负责人多承担一点责任，这样一来，酒店中需要跨部门沟通进行的工作自然就会顺畅起来，而作为总经办这一部门，在涉及到跨部门沟通的工作时，既要尽一个酒店一级部门的职责主动与相关的业务部门进行联系、协调，更要主动起到总经办协调、平衡各部门的工作职责，宁愿自己多做一点，也要维持工作的推进力度，这也是总经办在下半年酒店品质提升中应当努力做到的一点。